LES AVANTAGES D'UNE GESTION DES VISITEURS AUTOMATISÉE Améliorer l'accueil de vos visiteurs et assurer leur sécurité dans vos locaux sont des enjeux importants pour l'image de l'entreprise. Mais protéger l'organisation de visiteurs indélicats est tout aussi important. Protecsys 2 Suite contribue à un processus de gestion des visiteurs plus performant. Il favorise un accueil de qualité avec une réduction du temps d'attente et une remise du badge plus rapide. En intégrant vos visiteurs dans le système de contrôle d'accès, vous maîtrisez leur circulation et leur localisation dans vos locaux. Bien accueillir les visiteurs est un élément fort de l'image de marque. Sécuriser leur présence sur site est une obligation légale Un badge sécurisé pour chaque visiteur Accueil et contrôle des visiteurs Logiciel de gestion des visiteurs, les fonctionnalités 1 Pré-enregistrement des visites: pour réduire le temps d'accueil, possibilité de saisir les demandes de visite sur l'intranet, avec des workflows personnalisés de demande et validation.
La réservation en ligne est une solution pratique puisqu'elle réduit les temps d'attente et crée une expérience client de meilleure qualité et plus sécurisée. Après avoir réservé un créneau horaire, les visiteurs reçoivent automatiquement une confirmation et des rappels par SMS et e-mail. Ces notifications contiennent un lien qui leur permettra de s'enregistrer au moment de leur visite. Le système de gestion des visiteurs les tient également informés tout au long de leur parcours afin de réduire le taux de défection. Un système d'enregistrement des visiteurs sans contact Avec Mobile Ticket de Qmatic, les visiteurs peuvent procéder à leur enregistrement en toute sécurité, sans avoir à toucher la moindre surface. Il leur suffit ainsi de scanner un code QR ou de suivre le lien envoyé par SMS pour obtenir un ticket mobile. D'autres options d'enregistrement sont également possibles, à l'instar de l'enregistrement électronique par le biais d'une borne Qmatic en libre-service ou de l'application Concierge de Qmatic.
La solution repose sur différentes technologies de... logiciels de gestion des risques informatiques cybersécurité
Des fonctionnalités diverses Certains logiciels comme EasyLobby numérisent un document d'identité (permis de conduire, carte d'identité, …) en quelques secondes. De cette façon, la collecte des données détaillées, l'enregistrement du visiteur et l'impression du badge se font automatiquement. Quant au logiciel Addvisit, il permet à d'autres personnes autorisées (salariés, managers, …) de pré-enregistrer eux-mêmes les visiteurs au moyen d'un workflow. Gérer l'accès des visiteurs devient l'affaire de tous. Il existe un certain nombre de logiciels proposant différentes fonctionnalités, les sociétés peuvent choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins. Quels avantages au quotidien? Simples d'utilisation, les logiciels de gestion des accès visiteurs s'avèrent bien utiles au quotidien. limitation du temps d'attente des visiteurs; rationalisation de la procédure d'enregistrement et gain de temps pour l'hôtesse; amélioration de la sécurité grâce au système de localisation des visiteurs.
Il est important pour une entreprise de gérer au mieux l'accès de ses visiteurs, ne serait-ce que pour des raisons de sécurité. Cela permet également d'améliorer la qualité de l'accueil qui leur est réservé: une autre façon de donner une bonne image de la société. Pour cela, il existe des solutions de contrôle d'accès informatisées. Principe des logiciels de gestion des visiteurs Il s'agit de logiciels installés sur le poste de l'hôtesse d'accueil, lui permettant de: saisir à l'avance les informations concernant les visiteurs et les jours de visite prévus, en utilisant un module de pré-enregistrement; enregistrer en temps réel les entrées et sorties des visiteurs; créer des badges personnalisés; attribuer des droits d'accès modulables; créer des profils visiteurs différents dans la base. Ainsi, le visiteur n'a pas à noter ses informations personnelles manuellement à chaque visite sur un registre papier, posé sur le comptoir d'accueil à la vue de tous. Tout est gardé en mémoire dans la base de données, en toute confidentialité.
Cette catégorie d'utilisateurs est traitée de manière spécifique dans le logiciel de contrôle d'accès. Les visiteurs sont amenés à séjourner sur le site de l'entreprise pendant une durée définie. Il est possible de sécuriser leurs accès via l'application registre visiteurs en renseignant leurs informations (nom, société, objet et durée de la visite, …). Un badge nominatif peut alors leur être attribué, celui-ci accorde des droits restreints dans la durée et concernant les différentes zones de l'entreprise. Notre solution de gestion des accès s'interface avec tous types d'imprimantes afin de personnaliser graphiquement les identifiants (ex: nom, prénom, photo, …).
Améliorer la conformité notamment en termes de collecte et de suivi des données des visiteurs, tout particulièrement vis-à-vis du RGPD. C'est aussi la chasse aux visiteurs curieux que l'entreprise se devait de mener. On ne veut pas laisser le bâtiment en libre accès avec le risque de voir des informations diffusées sans contrôle de notre part LA GESTION DES VISITEURS PAR HOROQUARTZ Outre les fonctionnalités d'accueil des visiteurs, c'est une intégration étroite avec le dispositif de contrôle d'accès qui créé de la valeur pour l'entreprise. Horoquartz propose un logiciel intégré de gestion des visiteurs. Il est bien sûr possible d'utiliser le logiciel pour ses seules fonctionnalités d'accueil et d'enregistrement des visites. Mais son efficacité sera largement renforcée par son couplage avec le logiciel de contrôle d'accès et nos solutions de supervision. La solution repose sur un logiciel web multisite et multisociété avec une gestion centralisée ou sur site. Ceci évite le déploiement de logiciels multiples.