De nombreuses méthodes sont utilisées pour optimiser la division du travail, coordonner les acteurs et gérer les projets. Une fois la répartition des rôles et des responsabilités accomplie, la coordination permet un gain de temps important. La matrice des responsabilités Son rôle La matrice des responsabilités liste des personnes pour chaque action prévue sur un projet et décrit leur niveau de responsabilité. Elle est utilisée lorsqu'un projet implique un grand nombre de personnes. Son objectif est d'éviter les malentendus, les redondances, les dilutions de responsabilités. Sa présentation On la présente dans un tableau qui fait apparaître: En colonne, les membres de l'équipe, en ligne, les missions à réaliser, le rôle de chaque acteur est précisé par une lettre (un code) placée à l'intersection d'une ligne et d'une colonne. Les lettres utilisées sont légendées en bas du tableau. Le tableau de répartition des tâches (TRT) Son rôle Un outil de contrôle et d'amélioration: le tableau de répartition des tâches récapitule et comptabilise la durée de l'ensemble des tâches et leur répartition entre les différents acteurs.
Pour simplifier, le tableau de répartition des tâches va permettre de répondre aux questions suivantes: Quoi – Quels sont les travaux concernés par la collaboration entre l'expert-comptable et l'entreprise? Qui – Quel intervenant va se charger de la tâche concernée (l'expert-comptable ou l'entreprise)? Quand – Quelle est la périodicité de la tâche à effectuer? Par ailleurs, il sert de preuve en cas de litige et en cas d'engagement de la responsabilité de l'expert-comptable. La grille de séparation des tâches prend généralement la forme d'un tableau à double entrée. A chaque ligne correspond une mission. Les colonnes, quant à elles, mentionnent la périodicité des travaux ainsi que la personne qui s'en charge.
Dans ce schéma ne figurent pas les supports d'information, seuls comptent les messages véhiculés. Le diagramme événements-résultats montre la coordination des activités et des acteurs dans un processus. B. L'analyse de la répartition des tâches Les modes opératoires et les fiches d'instruction décrivent de manière détaillée l'ordre des opérations à effectuer pour réaliser une tâche. Leur objectif est de faciliter l'utilisation d'un matériel pour les modes opératoires ou l'accomplissement d'une activité répétitive simple pour les fiches d'instruction. Le tableau de répartition des tâches (TRT) est un outil qui permet de visualiser la répartition des tâches entre les différentes personnes d'un service ou d'une entreprise, tout en précisant la charge de travail de chacun. Il est généralement réalisé lorsque des dysfonctionnements apparaissent ou lors du montage d'un nouveau projet pour répartir les rôles au sein de ce projet. Sa conception s'appuie sur les fiches d'autoanalyse ou d'auto-pointage réalisées par les employés et sur des entretiens effectués auprès de ces employés.
La gestion des tâches dans un diagramme de Gantt permet de voir facilement: qui travaille sur chaque tâche; le temps prévu pour mener à bien chaque tâche; les relations ou les chevauchements entre les différentes tâches. Certaines personnes utilisent des tableurs comme Microsoft Excel pour produire des listes de tâches sous la forme d'un tableau de Gantt simple. Cette approche peut vous permettre de rester organisé sur le plan personnel. Mais lorsque toute une équipe doit visualiser et intervenir sur une liste de tâches partagée, la gestion des tâches dans un diagramme de Gantt numérique est plus adaptée. 7. Systèmes de gestion des tâches visuels Quel est le point commun entre tous ces modèles et tableaux de gestion des tâches? Si vous relisez rapidement leurs descriptions, vous remarquerez qu'ils se basent sur une approche visuelle de l'organisation. L'inconvénient de travailler avec des outils de gestion des tâches linéaires (comme les feuilles de calcul ou les listes textuelles, par exemple) est qu'ils manquent cruellement de flexibilité.
Un tableau à double entrée d'un côté les membres de l'équipe, de l'autre toutes les tâches exécutées par l'équipe. Le croisement des deux données peut s'exprimer soit par le temps consacré par l'équipier, soit en fonction d'un niveau de maîtrise. Quel élément de management est renforcé? La capacité d'organisation, la reconnaissance des compétences de chacun au sein de l'équipe. L'outil donne des indications pour alimenter la réflexion sur les évolutions salariales, la formation, l'organisation des congés, le développement de la polyvalence. Liens avec les compétences du manager Sens de l'organisation La planification "Les catastrophes mêmes que fait naître la grande industrie imposera la nécessité de reconnaître le travail varié et, par conséquent, le plus grand développement possible des aptitudes du travailleur comme une loi de la production moderne" Karl Marx, Le Capital Allez plus loin: Management et communication: 100 exercices
Voici quelques outils pour vous aider dans votre choix: Tâches à déléguer Compétences requises Personnes détenant les compétences dans le service Personnes en capacité d'acquérir les compétences Tâche 1 Tâche 2 Tâche n Pour chaque personne envisagée, évaluez chaque critère de 1 (faible) à 5 (fort): Équipiers Paul Samir Barbara Autonome Organisé et rigoureux Esprit d'initiative Trouve des solutions Capacités de dialogue S'implique Résiste au stress Total points Quelques principes: Ne jamais déléguer à quelqu'un qui n'a pas la capacité d'évoluer à court terme. Désigner un équipier très compétent, mais peu motivé est risqué pour la réalisation de la tâche. Il faudra mettre en place un dispositif de motivation (récompense, valorisation), en plus du suivi. Évaluez la charge de travail du délégataire et vérifiez qu'il peut absorber cette tâche supplémentaire sans mettre en péril son équilibre vie privée/vie professionnelle. Comment mettre en place un suivi? Vous avez décidé de confier l'exécution d'une tâche à un coéquipier.
Savoir animer des réunions est incontournable. À suivre: le mode d'emploi pour des réunions efficaces et agiles! ;)