La convention de mise à disposition de locaux a vocation à encadrer cette pratique. Elle précise en effet le champ d'application de la mise à disposition et les obligations de chacune des parties. D'une manière générale, le contrat prévoit que les entreprises se partagent: Les locaux (bureaux, salle de réunion…) Le matériel (mobilier et fournitures de bureau, équipement informatique…) Certains services (connexion internet, standard téléphonique, secrétariat, gestion du courrier…); L' adresse de domiciliation. Pour les jeunes entrepreneurs, l'objectif d'une convention de mise à disposition de locaux est principalement de réduire leurs charges locatives et de s'épargner les contraintes d'un bail commercial. Pour autant, ce contrat ne doit pas avoir pour objet exclusif de contourner le statut des baux commerciaux. C'est ce qu'a rappelé la Cour de cassation dans un arrêt du 19 novembre 2015 (n° 14-13. 882). La haute juridiction a en effet requalifié un "contrat de prestations de services réciproques" en bail commercial dans la mesure où la convention de mise à disposition de local avait été conclue sans prestation de services.
Pour mener à bien son projet, une association recourt souvent à l'aide de la collectivité, notamment pour la mise à disposition de locaux. L'usage et surtout la prudence juridique conseillent de formaliser cette mise à disposition par écrit sous forme d'une convention d'occupation. L'accompagnement d'une commune en direction de ses acteurs associatifs est prévu par le Code général des collectivités territoriales. L'article L. 2144-3 porte sur la mise à disposition de locaux communaux et précise: "le maire détermine les conditions dans lesquelles ces locaux peuvent être utilisés, compte tenu des nécessités de l'administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l'ordre public. Le conseil municipal fixe, en tant que de besoin, la contribution due à raison de cette utilisation. " Si dans les faits la mise à disposition est à titre gratuit, la remise des clés intervient après signature d'une convention entre la commune (représentée par le maire) et l'association (représentée par le président) et parfois du règlement intérieur.
Les locaux ne peuvent donc pas être prêtés pour des manifestations religieuses ou politiques; soient compatibles avec la nature des installations et l'aménagement des locaux, comme par exemple l'installation d'un centre de loisirs sans hébergement ou d'une garderie dans une école; soient non lucratives. Quand? Les locaux peuvent être prêtés uniquement en dehors des périodes et horaires de cours, soit généralement le week-end, pendant les vacances scolaires ou encore en soirée s'il n'y a pas de réunions pédagogiques. Comment? La demande est adressée au maire. Celui-ci consulte le conseil d'école ou le conseil d'administration de l'établissement, dont il n'est pas tenu de suivre l'avis. En revanche, si l'établissement n'appartient pas à la commune, le maire doit obtenir l'accord du propriétaire pour accorder la mise à disposition. Celle-ci peut être soumise à la signature d'une convention avec l'organisateur. Non obligatoire, cette convention précise notamment les obligations de l'organisateur en matière de règles de sécurité, de prise en charge des responsabilités et de réparation des dommages éventuels.
Il a été préalablement exposé ce qui suit: La Commune possède un [local/terrain] situé au [adresse du local ou du terrain], destiné à [utilité du local ou du terrain]. L'objet social de l'Association est le suivant: [description de l'objet de l'association, tel que décrit dans les statuts]. souhaite apporter son soutien à l'Association, dans la mesure où l'Association mène des actions positives pour la vie communale: [description des bénéfices que tire la commune des actions de l'association]; pour cela, la Commune décide de mettre à disposition de l'Association le [local / terrain] mentionné ci avant. arrêté et convenu ce qui suit: ARTICLE 1: Objet de la convention La Commune met à disposition de l'Association le [local/terrain] situé au [adresse du local ou du terrain], d'une surface totale de [taille du local ou du terrain], y compris [description détaillée des surfaces et des équipements inclus dans la mise à disposition]. La mise à disposition est consentie [à titre gratuit / à titre onéreux].
Quelles sont les modalités d'utilisation du local? La durée La mise à disposition est toujours temporaire. La durée de la mise à disposition est précisée lors de la délivrance de l'autorisation. L'association n'a aucun droit au renouvellement. Le coût Par principe: la mise à disposition d'un local communal est payante. Les tarifs sont librement définis par le maire de la commune. Ils doivent toutefois respecter le principe d'égalité. Par exception: la gratuité peut être accordée aux associations à but non lucratif ayant des activités d'intérêt général. Cas particulier: mise à disposition d'un local situé dans l'enceinte d'un établissement scolaire Le maire peut prêter des locaux se trouvant dans les établissements scolaires situés sur le territoire de la commune. À qui? Aux organisateurs d'activités à caractère « culturel, sportif, social ou socio-éducatif », tels que les associations, sous réserve que ces activités: respectent les principes de l'école publique (neutralité et laïcité).
C. éduc., art. L. 212-15 Les présidents des conseils régionaux et généraux peuvent, sur demande et après avis du CA de l'établissement, prêter aux associations les locaux situés respectivement dans les lycées et les collèges « pour les besoins de l'éducation populaire, de la vie citoyenne et des pratiques culturelles et artistiques ». Dans ce cas, la signature d'une convention avec l'association est obligatoire. Auteur Juris associations pour le Crédit Mutuel