Comment mettre en place le vote électronique en assemblée générale? De nombreuses solutions existent pour organiser de manière sécurisée une assemblée générale avec vote par correspondance. Ces outils sont attractifs car ils permettent de gagner du temps et d'être plus efficace. Par exemple, en procédant ainsi il n'est plus nécessaire de réaliser un dépouillement, ni de compter à main levée. Concrètement, chaque associé se voit remettre un boîtier de vote pour assemblée générale. Chaque boîtier attribué permet d'obtenir une preuve nominative de la participation de chaque membre. Cependant, le vote peut également être activé en mode secret en cas de besoin. En utilisant le vote électronique, le calcul du quorum et/ou des majorités d'Assemblée générale est automatique. De plus, un procès-verbal de fin de séance est généré automatiquement. Attention, si ces solutions peuvent se révéler très utiles pour le vote d'une résolution en assemblée générale, prenez quand même garde à utiliser des outils dont l'efficacité est reconnue.
Aménager un site internet La SARL qui veut introduire le vote à distance doit ouvrir un site internet exclusivement consacré à ce vote. Pour accéder au site, les associés devront s'identifier avec un code nominatif et unique qui leur sera fourni avant la tenue de l'AG. De même, les associés ne peuvent participer aux débats par conférence téléphonique et exercer leurs droits de vote qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni avant la tenue de l'assemblée. Attention au procès-verbal de l'assemblée! Les associés qui participent à l'assemblée générale de la SARL par visioconférence ou par téléphone sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité requise. Il faudra bien faire figurer sur le procès-verbal des délibérations de l'assemblée les noms et prénoms des associés présents et réputés présents au sens des dispositions relatives au vote par télécommunication. Tout incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique, qui a perturbé le déroulement de l'assemblée, doit aussi être indiqué.
Cette rubrique est destinée à informer notre clientèle ou nos contacts, d'évolutions législatives ou jurisprudentielles significatives et de questions concrètes d'ordre professionnel, patrimonial ou personnel, qui peuvent être résolues grâce à l'intervention d'un notaire, afin de contribuer à une meilleure utilisation du droit et de la fiscalité, qui doivent être perçus comme des outils au service d'un objectif et non comme une source de contraintes ou d'économies à travers la fiscalité.
- le format 114 x 162 mm permet lui aussi l'introduction des petites enveloppes élections (90 x 140 mm) puis l'introduction de cette dernière dans une enveloppe de retour C5 (162x229 mm). - le format 130 x 185 mm permet de placer des enveloppes de vote grand format (114 x 162 mm) dans les enveloppes d'identification puis de glisser ces dernières dans une enveloppe de retour C5 (162 x 229 mm). L'impression des enveloppes d'identification est réalisée en noir et sur 4 lignes au verso.
En application de l'article R225-97 du Code de commerce, afin de garantir l'identification et la participation effective à l'assemblée des actionnaires le moyen technique doit transmettre au moins la voix des actionnaires et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les actionnaires exerçant leurs droits de vote en séance par voie électronique ne peuvent accéder au site consacré à cet effet qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la séance. Le procès-verbal des délibérations doit faire état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée. Vote à distance et signature électronique L'usage de la signature électronique pour l'expression du vote à distance de l'actionnaire est parfaitement reconnu. La signature électronique prend la forme soit d'une signature électronique sécurisée au sens du décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique, soit, si les statuts le prévoient, d'un autre procédé répondant aux conditions définies à la première phrase du second alinéa de l'article 1316-4 du code civil.