Le recours à un archivage électronique est une démarche qui tend à simplifier et à sécuriser la conservation des documents d'une entreprise. Si celui-ci est couplé à un coffre-fort numérique salarié, comme celui de Digiposte, la diffusion et la conservation des documents côté employeur et côté collaborateur est facilitée et sécurisée. L'archivage sur support papier de son côté, peut être perçu comme une contribution à l'histoire de votre entreprise.
En matière de conservation, les documents électroniques des entreprises ou des collectivités publiques répondent à différentes obligations (réglementaires et/ou légales) et celles-ci sont les mêmes que pour leur équivalent papier. La conservation électronique des documents permet donc de garder les documents numériques sur une longue période pour des raisons administratives ou juridiques. Quelle est la différence entre l'archivage électronique à valeur probante et le stockage numérique? Quelle est la relation avec la norme NF Z42 013? Arkhineo vous éclaire sur la conservation des documents électroniques à valeur probante en France. Le blog Digiposte - Quelle différence entre archivage papier et électronique ? - Digiposte for business. Archivage électronique à valeur probante et stockage numérique: quelle différence? Le stockage numérique est une solution de classement. Il consiste à enregistrer des documents électroniques ou scannés, de manière « hiérarchique » dans un répertoire, sur un réseau ou un serveur. Le stockage n'introduit pas de dimension d'intégrité, de conformité, ni de pérennité dans la conservation de ces documents.
Bien souvent, des clients viennent nous voir en nous proposant des missions un peu « à l'emporte-pièce » du style: « Nous souhaitons tout numériser » ou « Nous souhaitons passer à l'archivage numérique » ou « Nous souhaitons arriver cette année au zéro papier et détruire tous nos stocks papier » … La plupart de ces demandes révèle souvent un manque de stratégie définie et de réelle vision alignée sur les objectifs de l'entreprise. Archivage signature electronique.fr. Or, même si savoir ce qu'est l'archivage numérique est un prérequis nécessaire, cela n'est que l'étape indispensable pour passer à la suite. Avant de se poser la question du comment; se poser la question du pourquoi! Une stratégie d'archivage numérique véritablement alignée sur les objectifs de l'entreprise se définit en général par plusieurs étapes, dont la plus cruciale est sans doute ce qu'on appelle en gestion de projet: l' avant-projet. 1- L'étape fondamentale de la définition des opportunités du projet (l'avant-projet) C'est la « fameuse » phase de définition de votre projet, de ses parties prenantes, de l'évaluation des freins, du chiffrage pour arriver à la Fiche d'opportunité de votre projet.
La question des parties prenantes se résumera alors aux acteurs internes du processus délimité qui pourront être mobilisés sur le projet. Si ces acteurs internes ne sont pas experts du sujet ou s'ils ne disposent que de très peu de temps, il faudra alors se faire assister par une expertise extérieure sur le sujet. 3e question: quelle est la situation actuelle? EDelivery ou l’envoi certifié de vos documents électroniques | EDICOM. Là, il s'agit de faire un état des lieux des pratiques d'archivage en interne. Y-a-t-il des politiques en présence, y compris pour l'archivage physique? Exploiter ce qui est déjà pratiqué, même pour l'archivage physique, vous aidera à ne pas partir d'une page blanche et à exploiter comme une sorte de bilan ce qui fonctionne bien ou moins bien. Par exemple, si une politique existe pour l'archivage physique sur un processus donné, cela signifie probablement que l'analyse de vos obligations réglementaires a été effectuée. Dans ce cas, il suffit de vérifier la validité de ces obligations pour le numérique. Si votre obligation est de conserver les pièces d'un traitement pendant 10 ans pour le papier, y-a-t-il d'autres recommandations pour le numérique?
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